Standort: Hamburg
Beschäftigungsart: Teilzeit oder Vollzeit (20 bis 40 Stunden/Woche an 5 Tagen)

Über uns:
AqVida ist nicht das typische Pharmaunternehmen – bei uns läuft vieles anders. Klar, wir entwickeln, produzieren und vertreiben wichtige Onkologieprodukte, aber wir machen das auf unsere eigene, unkomplizierte Art. Wir sind international vernetzt, haben kurze Entscheidungswege und legen Wert auf eine Arbeitsumgebung, in der Teamgeist und Eigeninitiative großgeschrieben werden. Unser Hauptsitz liegt mitten in Hamburg, und in Dassow, Mecklenburg-Vorpommern, betreiben wir seit 2016 eine hochmoderne Produktionsstätte.

Für unser Team in Hamburg suchen wir Dich als Organisationstalent für Büro & Kommunikation (m/w/d) – die zentrale Anlaufstelle, die mit Koordinationstalent, Improvisationsgeschick und Spaß an der Kommunikation dafür sorgt, dass bei uns alles rundläuft.

Was Dich bei uns erwartet:

• Organisation und Empfang:
• Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Gäste und kümmerst Dich um Kundenbesuche sowie die Planung von Messen und Kongressen.
• Du organisierst interne und externe Veranstaltungen – mal ein Workshop im Büro, mal ein Event außerhalb Hamburgs.
• Du managst die Telefonzentrale, bearbeitest E-Mails und sorgst dafür, dass sich bei uns alle willkommen fühlen.
• Office Management:
• Du hast den Überblick über alles, was das Büro am Laufen hält: von Postbearbeitung über Büromaterial bis hin zur Koordination von Reinigung und Instandhaltung.
• Du sorgst dafür, dass Arbeitsplätze für neue Kolleg*innen top vorbereitet sind und die Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden.
• Assistenz der Geschäftsführung:
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei organisatorischen Aufgaben.
• Geschäftsreisen? Du kümmerst Dich um die Planung – inkl. Visabeantragung, falls nötig.
• Kunden- und Marketingprojekte:
• Du bist im Austausch mit Kunden und Partnern und kümmerst Dich um Geschenke oder Marketingmaterialien.
• Optional: Wenn Du Lust und ein Händchen dafür hast, kannst Du Dich auch kreativ bei Social Media-Postings oder Intranetartikeln austoben.

Deine Rolle bei uns: Der Schwerpunkt Deiner Arbeit liegt auf Empfang und Organisation – alles rund um Kundenbesuche, Messen/Kongresse und das Office Management. Du kannst selbst mitgestalten, wie Deine Aufgaben auf Deine gewünschte Wochenstundenzahl abgestimmt werden.

Was Du mitbringen solltest:

• Du bist ein echtes Organisationstalent und liebst es, Dinge zu koordinieren und auch mal flexibel zu reagieren, wenn’s brennt.
• „Improvisation“ und „Troubleshooter“ sind für Dich keine Fremdwörter (z. B. wenn ein Kunde drei Tage vor Anreise noch ein Visum braucht).
• Du bist teamfähig, offen und serviceorientiert – und behältst auch in stressigen Momenten die Ruhe.
• Fließendes Deutsch und Englisch bringst Du mit. Weitere Sprachen? Wären cool, aber kein Muss.
• Mit MS Office bist Du fit, und digitale Tools sowie Technologien (z.B. KI) findest Du spannend.
• Idealerweise hast Du eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Office Management, Empfang oder ähnlichen Bereichen.

Was wir Dir bieten:

• Einen Job, der nicht langweilig wird – Abwechslung und Verantwortung sind garantiert.
• Eine lockere Atmosphäre in einem internationalen, modernen Umfeld, wo Deine Ideen gefragt sind.
• Flache Hierarchien, kurze Wege und ein Team, das zusammenhält.
• Einen Arbeitsplatz im Herzen von Hamburg mit super Verkehrsanbindung.

Klingt nach Dir?
Dann schick uns einfach Deinen Lebenslauf und Deine Zeugnisse (kein Anschreiben nötig) an bewerbung@aqvida.com. Bei uns zählt Deine Persönlichkeit – wir freuen uns auf Dich, ganz egal, woher Du kommst, wie alt Du bist oder welches Geschlecht Du hast.